L’Alta Direzione di INTENT SPA è fermamente convinta che il proprio impegno verso la prevenzione alla Corruzione possa influenzare le proprie relazioni contrattuali, garantendo così una progressiva diffusione dei princìpi e valori etici a una sfera di portatori d’interesse sempre più ampia. La direzione assume formalmente l’impegno a:

1. Conformarsi a tutti i requisiti della Norma UNI EN ISO 37001:2016.

2. Vietare ogni forma di corruzione adottando un approccio di tolleranza zero nei
confronti della stessa.

3. Osservare le Leggi nazionali, le altre Leggi e requisiti vigenti in materia anticorruzione.

4. Attuare e mantenere aggiornato il Sistema “Anti Bribery” al fine di garantirne un continuo miglioramento delle proprie prestazioni.

5. Vigilare sull’applicazione del Codice etico interno in merito alla regolamentazione della condotta degli affari.

6. Rendere pubblica e accessibile la presente Politica a tutti i livelli dell’Organizzazione tramite affissione in bacheca, pubblicazione sul sito e idonea formazione.

7. Incoraggiare la segnalazione dei sospetti in buona fede, o sulla base di una convinzione ragionevole e confidenziale, senza timore di ritorsioni.

8. Adeguare la presente Politica alle evoluzioni normative di settore e alle esigenze derivanti dai requisiti definiti nel sistema gestione Anti Bribery in un’ottica di miglioramento continuo.

Per il raggiungimento dei propri obiettivi anticorruzione, la Direzione manifesta la volontà di coinvolgere e condividere gli impegni per una diffusa Politica Anti Bribery a tutti gli Stakeholder (dipendenti, collaboratori, fornitori, ecc.) specificando puntualmente i seguenti requisiti.

FINALITA’ DELLA POLITICA
Rientra nelle finalità della presente politica:

– essere consapevoli delle nostre responsabilità, e di quelle di chi lavora per INTENT SPA, e mantenere un atteggiamento irreprensibile nei confronti della corruzione;

– fornire informazioni e assistenza a chi lavora per tale organizzazione su come riconoscere e

– gestire aspetti e comportamenti riconducibili alla corruzione.

È un REATO offrire, promettere, dare, richiedere o accettare “tangenti”. Gli individui ritenuti colpevoli di tale reato sono punibili con la reclusione fino a un massimo di dieci anni e/o con una pena pecuniaria. All’Organizzazione incapace di prevenire comportamenti corruttivi, oltre all’incalcolabile danno alla reputazione, potrà essere comminata un’azione e l’esclusione dalla partecipazione agli appalti pubblici. Per questo, la Direzione prende molto sul serio le proprie responsabilità legali. In questa politica, con il termine “Stakeholder” s’intende qualsivoglia individuo o organizzazione con cui si entra in contatto nello svolgimento del proprio lavoro: clienti effettivi e potenziali, soci in affari, fornitori, contatti professionali, consulenti ed enti pubblici, compresi i loro consulenti, rappresentanti e funzionari, esponenti e partiti politici, dipendenti, partner, collaboratori, ecc. La presente politica non fa parte del contratto di lavoro e può essere modificata in qualunque momento.

SOGGETTI TENUTI ALL’OSSERVANZA DELLA POLITICA:
La presente politica riguarda tutti gli individui che lavorano per il INTENT SPA e per conto della stessa, nell’accezione più ampia del concetto: dipendenti di ogni livello, dirigenti, funzionari, personale distaccato, volontari, tirocinanti, appaltatori, consulenti esterni, rappresentanti di soggetti terzi e partner commerciali, sponsor, soci in affari o qualsivoglia altro individuo associato, ovunque esso si trovi.

I RESPONSABILI DELLA POLITICA:
Spetta all’Alta Direzione la responsabilità di verificare che la presente politica ottemperi ai doveri legali ed etici e venga rispettata da tutti gli stakeholder. È stata istituita la figura del Responsabile della funzione di Conformità (RFC) del INTENT SPA, avente il compito di supervisionare la progettazione e l’attuazione del sistema di gestione anticorruzione, implementare lo stesso, monitorarne l’utilizzo e l’efficacia, dirimere ogni questione a esso relativa e controllare costantemente i sistemi e le procedure di controllo interni volti a contrastare possibili atti corruttivi. Il management di ogni livello dovrà accertarsi che tutti i soggetti sotto la sua responsabilità siano a conoscenza della politica e la rispettino, e ricevano una formazione adeguata e costante in materia. Ogni dipendente è invitato a esprimere il proprio giudizio sulla politica e in generale sul sistema di gestione Anti-Bribery e a suggerire possibili miglioramenti. Gli eventuali commenti, consigli e interrogativi dovranno essere trasmessi sotto l’osservazione del RFC.

DEFINIZIONE DI CORRUZIONE:
È corruzione offrire, promettere, dare o accettare un beneficio finanziario, o di altra natura, per indurre chi lo riceve, o un altro individuo, a svolgere impropriamente le proprie funzioni, ovvero gli si riconosce una ricompensa di qualsivoglia natura per aver agito in maniera inappropriata, oppure ancora quando chi riceve il beneficio si comporta in modo scorretto accettando il vantaggio. Il beneficio comprende denaro, regali, prestiti, onorari, ospitalità, servizi, sconti, l’assegnazione di un contratto o di un qualunque bene di valore. Si parla di comportamento scorretto quando un individuo agisce in maniera illecita, contraria all’etica o alle aspettative di buona fede o imparzialità connesse alla sua posizione, o abusa della sua posizione di fiducia. Il comportamento scorretto può riguardare qualsivoglia attività all’interno dell’organizzazione o professionale, funzioni pubbliche, azioni nell’esercizio del proprio lavoro o qualunque altra attività svolta da, o per conto di, un’organizzazione di qualsivoglia genere.

COMPORTAMENTI NON CONSENTITI:
Non è consentito a nessun dipendente/collaboratore/socio in affari/partner o a chiunque altro che agisca per conto di questi:

– dare, promettere o offrire denaro, regali o ospitalità con l’aspettativa o nella speranza di ricevere un vantaggio commerciale, né ricompensare in alcun modo un vantaggio commerciale già ottenuto;

– fare o accettare regali o ospitalità mentre sono in corso trattative commerciali o gare diappalto, qualora comportamenti di questo tipo possano essere  percepiti come una volontà di influenzare il risultato;

– accettare denaro, regali o ospitalità da un soggetto terzo di cui sappiamo o sospettiamo che abbia fatto l’offerta con l’aspettativa di ottenere in cambio un vantaggio commerciale per sé o per chiunque altro;

– accettare ospitalità da un soggetto terzo in luoghi o situazioni esageratamente costosi;

– offrire o accettare un regalo a/da un funzionario governativo o suoi rappresentanti, ovvero esponenti o partiti politici, senza la previa autorizzazione della Direzione;

– mettere in atto minacce o ritorsioni nei confronti di un individuo che si sia rifiutato di commettere un atto di corruzione o che ne abbia denunciato il verificarsi; ovvero

– intraprendere qualunque azione che si possa configurare come una violazione della presente politica.

PAGAMENTI AGEVOLATIVI E “BUSTARELLE”:
All’interno di INTENT SPA non si corrispondono né si accettano pagamenti agevolativi o “bustarelle” di qualunque genere. I pagamenti agevolativi, o “mazzette”, sono somme di denaro pagate sottobanco per assicurarsi o accelerare un servizio (in genere da parte di un pubblico ufficiale o
verso un pubblico ufficiale). Le “bustarelle” sono pagamenti corrisposti in cambio di un favore o di un vantaggio commerciale. In Azienda si devono evitare comportamenti che comportino l’effettuazione o l’accettazione, da parte del personale o per conto dello stesso, di un pagamento agevolativo o di una “bustarella”, ovvero che ne lascino intendere l’offerta o l’accettazione. Se vi viene chiesto di effettuare un pagamento per conto dell’organizzazione, fate la massima attenzione al motivo per cui viene fatto e se la somma richiesta è proporzionata ai beni o ai servizi forniti. Chiedete sempre una ricevuta contenente la causale del pagamento. Se nutrite sospetti, preoccupazioni o dubbi in merito a un pagamento, sottoponete la questione al RFC.

REGALI, OSPITALITÀ E SPESE:
La presente politica consente spese di ospitalità o eventi di intrattenimento (siano essi offerti o ricevuti) il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza, finalizzati a:

– migliorare o mantenere l’immagine o la reputazione dell’Organizzazione;

– offrire i propri servizi in maniera più efficace.

Non vi è consentito accettare o fare un regalo da/a un soggetto terzo (se non di piccola rilevanza e con il consenso della Direzione). È consentito fare o ricevere a/da clienti, fornitori e partner commerciali, omaggi promozionali di piccola entità, come per esempio articoli di cancelleria recanti il nome dell’Organizzazione. Rimborsare le spese di un soggetto terzo, o accettare un’offerta di rimborso (per esempio, i costi sostenuti per partecipare ad un meeting di lavoro) non viene in genere considerato un comportamento corruttivo. Tuttavia, un pagamento eccessivo rispetto alla norma (come ad esempio un soggiorno prolungato in albergo) non è accettabile.

DONAZIONI:
Intent Spa non finanzia i partiti politici. Intent Spa effettua eventualmente donazioni a titolo di beneficenza, legali, etiche e nel rispetto delle normative e delle pratiche locali. Non è consentita l’offerta o l’effettuazione di alcuna donazione senza la previa autorizzazione della Direzione.

SPONSORIZZAZIONI
Intent Spa è solita finanziare attività sportive dilettantistiche e professionistiche purché siano affiliate ad un ente federazionale nazionale.
Le società che ricevono o che riceveranno il contributo di Intent Spa dovranno necessariamente contrattualizzare la partnership definendo:

– Durata del contratto.
– Importo.
– Tipologia di esposizione del marchio.

A supporto del contratto la società dovrà esibire materiale audiovisivo.
I corrispettivi verranno riconosciuti esclusivamente dietro emissione di fattura.

REGISTRAZIONI CONTABILI:
Intent Spa dispone di controlli interni ed esterni adeguati in grado di giustificare ogni pagamento effettuato a terzi. I dipendenti sono tenuti a dichiarare e tenere la registrazione scritta di tutte le spese di ospitalità e dei regali, siano essi offerti o ricevuti. Tali registrazioni saranno sottoposte a revisione da parte del RFC. Le richieste di rimborso delle spese sostenute per ospitalità, regali o pagamenti nei confronti di terzi dovranno essere presentate come previsto dalla politica, dichiarandone e registrandone la causale. Tutte le rendicontazioni, le fatture e le altre registrazioni riguardanti le transazioni con terzi, inclusi fornitori e clienti, dovranno essere effettuate in maniera dettagliata e con la massima accuratezza. Non è consentita la costituzione di “fondi neri” finalizzati a facilitare o occultare pagamenti illeciti.

RESPONSABILITÀ INDIVIDUALI:
Ciascun dipendente/collaboratore/socio in affari/partner è tenuto a leggere, comprendere e rispettare le disposizioni contenute nella presente politica. La prevenzione, l’individuazione e la segnalazione di possibili atti di corruzione rientrano nelle responsabilità di tutti coloro che lavorano per Intent Spa o sotto il controllo della stessa. È opportuno evitare qualunque comportamento ravvisabile come una possibile violazione della presente politica. Qualsiasi Stakeholder può contattare immediatamente il RFC se ritiene o sospetta che un comportamento sia, o possa essere, in conflitto con quanto previsto dalla presente politica: ad esempio, se un partecipante ad una gara o un potenziale partecipante vi offre qualcosa in cambio di un vantaggio commerciale, o dichiari espressamente che un regalo o un pagamento sono finalizzati ad un vantaggio verso altre entità aziendali. Altri esempi di “campanelli d’allarme” per segnalare il rischio di comportamenti corruttivi sono illustrati in calce alla presente Politica.

SEGNALAZIONE DI SOSPETTI:
Qualsiasi Stakeholder può segnalare eventuali dubbi o sospetti in relazione ad atti corruttivi.
Parlate immediatamente con il RFC o la direzione se vi viene offerta una tangente o vi viene richiesto un pagamento illecito, ovvero se ritenete o sospettate che si siano verificati o possano verificarsi fatti corruttivi. Se non siete sicuri su come interpretare un determinato comportamento, illustrate i vostri dubbi al RFC.

PROTEZIONE:
All’interno dell’organizzazione si incoraggia il dialogo e si sostiene chiunque esprima in buona fede motivi di preoccupazione in relazione alla presente politica, anche nel caso in cui si dovessero rivelare infondati. La Direzione garantisce che nessuno subisca trattamenti discriminatori per aver rifiutato di rendersi complice di atti corruttivi o per aver segnalato in buona fede il verificarsi o il possibile verificarsi di comportamenti di questo tipo. Per trattamento discriminatorio si intende licenziamento, provvedimenti disciplinari, minacce o altri comportamenti punitivi a seguito della segnalazione. Chiunque ritenga di essere vittima di una situazione di questo tipo, può informare tempestivamente il RFC.
In virtù di questo, è anche possibile segnalare i propri sospetti in forma totalmente anonima accedendo al seguente link:  https://forms.office.com/r/yGV0pa60PM.

FORMAZIONE E COMUNICAZIONE:
L’aggiornamento sulla presente politica fa parte del percorso di formazione permanente di tutti gli individui che lavorano per Intent Spa e dovrà essere assicurato costantemente. L’atteggiamento di tolleranza zero nei confronti della corruzione dovrà essere comunicato dall’inizio del rapporto a tutti i fornitori, appaltatori e partner commerciali e ribadito nel corso delle relazioni.

VIOLAZIONI DELLA PRESENTE POLITICA:
I dipendenti che infrangono la presente politica sono passibili di sanzioni disciplinari che possono portare al licenziamento o a procedure giudiziarie per cattiva condotta come previsto dal Regolamento Disciplinare di Intent Spa. L’organizzazione ha la facoltà di interrompere in qualunque momento le relazioni con altri individui e organizzazioni che operano per nostro conto se sono colpevoli di violazione della presente politica.
L’Alta Direzione mette a disposizione tutte le risorse umane ed economiche al fine di consentire il mantenimento e il raggiungimento degli obiettivi di prevenzione su atti corruttivi in relazione ai processi dell’organizzazione.

15/02/2024, Zagarolo